Что такое письмо-извинение и как его написать на английском?
Что делать, если Вы не смогли выполнить обещание? Кого-то обидели? Нанесли не только моральный, но и денежный ущерб? Выход один – принести свои извинения.
Безусловно, курсы делового английского языка могли бы дать подсказку, как это сделать правильно, но мы решили поделиться этой информацией прямо сейчас.
Так называемое «Formal Letter of apology» нужно написать в случае, когда в компанию поступила жалоба. Это деловое письмо поможет Вам объяснить причины, по которым возникли проблемы, и убедить адресата, что шаги для их устранения будут обязательно предприняты. Обратите внимание, этот документ поможет Вам исправить неприятную ситуацию и сохранить доброе имя компании, в которой Вы работаете.
1. В начале письма обратитесь к человеку по имени и фамилии, избегая обращения «Dear Sir» или «Madam». Вы же не хотите, чтобы у адресата сложилось впечатление, будто Вы даже не уточнили его имя?
2. Часть «Introduction» содержит причину, из-за которой Вы пишете данное письмо. Обязательно начните с извинений и выразите личную обеспокоенность неприятной ситуацией, которая сложилась.
3. Основная часть: укажите причины, из-за которых возникла проблема, и предоставьте свои объяснения. Если есть несколько вопросов, из-за которых человек написал письмо-жалобы, уделите каждому отдельный параграф. Вам придется признать, что компания виновата, и уже предпринимаются меры, чтобы исправить ситуацию. Также обязательно предложите компенсацию.
4. В заключительной части, которая называется «Conclusion», Вам придется еще раз принести свои извинения, и обязательно выразить надежду, что случившееся ни в коем случае не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Укажите свои контактные данные, чтобы при необходимости человек мог с Вами связаться.
5. Письмо завершает фраза «Sincerely» и после запятой Вы указываете свое имя.
Изучая английский деловой язык онлайн, можно узнать, что его еще называют «Personal Letter of apology». От того, насколько грамотно оно будет составлено, зависят Ваши личные сообщения с друзьями и иногда даже родственниками. Структура личного письма-извинения схожа с предыдущим документом, но имеет некоторые отличия:
1) Обратитесь по имени к адресату
2) Объясните, почему Вы пишете данное письмо, и начните с извинений и признания ошибки.
3) В главной части письма должны быть причины и объяснения, почему Вы совершили определенный поступок. Возможно, Вы считаете, что не были виноваты в конфликте, но об этом стоит забыть, если Вы пишете письмо-извинение. Пообещайте не повторять эту ошибку.
4) В конце поставьте заключительную фразу.
К сожалению, одного решения примириться с человеком недостаточно. И даже шаблон письма не всегда может помочь, если Вы не знаете, как правильно перевести свои мысли на бумагу или экран монитора. Поэтому в конце данной статьи Вы найдете словарь, в котором мы собрали фразы для каждого пункта письма-извинения.
Компания EnglishDen.